Personvernerklæring Kongsberg International School – Tredjeparter

KIS Personvernerklæring

I henhold til General Data Protection Regulations (GDPR) er vi pålagt å informere deg om informasjonen vi oppbevarer om deg, hva vi bruker informasjonen til, hvem vi deler den med og hvor lenge vi oppbevarer informasjonen. Denne personvernerklæringen har som mål å gi deg denne informasjonen.

Databehandler

Stiftelsen Kongsberg International School (heretter skolen) er behandlingsansvarlig for formålene i henhold til personvernregelverket for

Skolens elever og foresatte
Ansatte og styremedlemmer
ATredjeparter (f.eks. kontaktpersoner hos leverandører, søkere, samarbeidspartnere, besøkende, besøkende av våre nettsider og andre eksterne parter))

Personverneklæringer for elever og foresatte er tilgjengelige gjennom loginportalen på skolens hjemmeside. Personvernerklæringen for ansatte og styremedlemmer er tilgjengelig på skolens Sharepoint side.

Skolens Business Manager har det daglige ansvaret for personvern. Business Manageren rapporterer til rektor som igjen rapporterer til skolens styre, som har det overordnede ansvaret for alt som angår skolen.

Informasjon vi samler inn

Kategoriene av opplysninger som vi samler inn, oppbevarer, bruker og deler inkluderer, men er ikke begrenset til:

Alminnelige personopplysninger (slik som navn)
Kontaktinformasjon (telefonnummer, epostadresse, adresse)
Besøkstidspunkt
Bilder (f.eks. for interne oppslag, nyhetsbrev, media og i PR øyemed. NB: Vi deler og publiserer ikke bilder av personer som kan gjenkjennes uten samtykke)
Betalingsinformasjon
Opplysninger relatert til innholdet i henvendelser og annen kommunikasjon, slik som e-post, brev, SMS, ol.
Andre opplysninger som er nødvendige for at skolen skal kunne oppfylle sine lovpålagte plikter.
Informasjon om bruken av skolens nettsider (se under)

Hvorfor vi samler inn og bruker denne informasjonen

Vi bruker informasjonen om andre personer blant annet for å:

administrere inntak, inkludert ventelister, i henhold til våre inntaksprosedyrer
administrere samtykker
oppfylle en avtale vi har med deg eller organisasjonen du representerer
utøve individuelle rettigheter som innsyn, korrigering av opplysninger, ol.
varsle om endringer i skolens tjenester eller avtalevilkår, som for eksempel betalingssatser eller åpningstider
besvare henvendelser og forespørsler relatert til skolens tjenester, vilkår eller behandling av personopplysninger
behandle eventuelle klager
vurdere kvaliteten på våre tjenester
gjennomføre andre aktiviteter som er nødvendige for at elevene skal få ivaretatt sin rett til opplæring innenfor trygge og gode rammer

Rettslig grunnlag

Lovgrunnlaget for å samle og bruke personopplysninger er definert under Artikkel 6, og følgende underartikler i GDPR gjelder:

a) eksplisitt samtykke
b) for å oppfylle en avtale som du/din organisasjon er part i
c) for å imøtekomme skolens rettslige forpliktelser (f.eks. opplæringsloven, friskoleloven, stiftelsesloven, regnskapsloven og forvaltningsloven)
d) for å beskytte dine viktige interesser
e) for oppgaver som er av offentlig interesse eller for å utøve autoritet gitt til skolen
f) for skolens berettigede interesser (for eksempel i forbindelse med å forsvare et rettskrav, å forhindre tap eller skader eller å forhindre handlinger som kan kompromittere personers personopplysninger)

Om en gitt behandling inkluderer sensitive personopplysninger, skal det i tillegg foreligge et særskilt behandlingsgrunnlag i henhold til artikkel 9 og 10.

Noen av vilkårene for innhenting av personopplysninger i listene over overlapper, og det kan være flere vilkår som danner grunnlag for bruk av personopplysningene. I tilfellene hvor vi har innhentet samtykke til å innhente eller bruke personopplysninger kan samtykke når som helst trekkes tilbake.

Oppbevaring og sletting av personopplysninger

Skolen har som mål å slette personopplysninger så snart det ikke lenger er nødvendig å ha for det formålet det ble samlet inn og det ikke er noen lovpålagt grunn for å oppbevare det. Skolen har derimot også en lovpålagt forpliktelse til å oppbevare en betydelig mengde informasjon (slik som enkeltvedtak og andre saker som angår elevenes rettigheter) utover denne perioden og dette vil oppbevares i henhold til våre interne rutiner. Disse opplysningen blir overført til Kongsberg Interkommunalt Arkiv og oppbevart på ubestemt tid. For mer informasjon, ta kontakt med skolens Business Manager.

Overføring av personopplysninger

Ingen ekstern tredjepart kan bruke personopplysninger til eget formål. Skolen kan utlevere personopplysninger til databehandlere som utfører tjenester for skolen. Skolen bruker følgende databehandlere som kan være aktuelle for personopplysningene av andre personer:

Skolens IT-system, både skybasert og lokalt: Microsoft, Easify AS og underleverandører

Databehandlerne vil kun bruke personopplysningene til det formålet de ble samlet inn for og for å utføre tjenestene for skolen. Forholdet til slike tredjepartsleverandører er regulert i databehandleravtaler. Utlevering av personopplysninger til offentlige organer forekommer kun i henhold til lov og gjeldende regelverk. Når vi overfører personopplysninger til land eller territorier utenfor den Europeiske Unionen/EØS vil det gjøres i henhold til personvernregelverket.

Bruk av informasjonskapsler

Skolen bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologi på våre nettsider. Når du besøker https://www.kischool.org kan det lagres informasjonskapsler på din datamaskin eller på mobiltelefonen. Informasjonskapslene hjelper oss til å finne ut hvilke deler av nettsidene våre som er de mest populære, hvilke sider som besøkes og hvor lenge de besøkes. Opplysningene brukes til analyser og utvikling slik at vi kan gjøre nettsidene våre bedre og sikrere. Her finner du en oversikt over informasjonskapslene som brukes: Cookies and Your Wix Site | Help Center | Wix.com.

I tillegg bruker vi Microsoft Forms for alle skjema på vår nettside: Microsoft Privacy Statement – Microsoft privacy

Dine personvernrettigheter

Du kan til enhver tid:

Trekke tilbake samtykket til behandlingsaktiviteter som er basert på samtykke.
Få innsyn i dine personopplysninger.
Endre dine personopplysninger.
Be om sletting av dine personopplysninger.
Be om begrensning av, eller protestere mot behandling.
Be om overføring av dine personopplysninger.
Avslutte avtaler i henhold til avtalens bestemmelser om oppsigelse.

Endringer

Skolen forbeholder seg retten til å endre personvernerklæringen til enhver tid. Den nyeste og gjeldende versjonen av personvernerklæringen er til enhver tid tilgjengelig på skolens nettside (www.kischool.org) eller på forespørsel.

Klagetilgang

Dersom du mener vår innsamling eller bruk av personopplysninger er urettferdig, misvisende eller upassende, eller har andre bekymringer rundt vår bruk av informasjon, ta kontakt med oss så snart som mulig. For å sende klage, vennligst ta kontakt med vår Business Manager.

Alternativt kan du klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.no/)

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål, bekymringer eller ønsker mer informasjon om noe nevnt i denne personvernerklæringen, vennligst ta kontakt med vår Business Manager. Du kan kontakte Business Manageren via skolens resepsjon.

Oppdatert: januar 2022